Biblioteka Uniwersytetu Opolskiego w grudniu 2021 r. uzyskała piatą lokatę w ogłoszonym przez Bibliotekę Narodową konkursie „Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025”, uzyskując prawo do bezpłatnego wdrożenia i korzystania z systemu ALMA do 2025 roku. Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa to największy – z uwagi na skalę oddziaływania finansowego – program wieloletni Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, przygotowany we współpracy z Ministerstwem Edukacji i Nauki o całkowitym budżecie ponad miliarda złotych.
Początki i plany
W pierwszym etapie budowy platformy Ogólnokrajowej Sieci Bibliotecznej wdrożono system Alma i wyszukiwarkę Primo w Bibliotece Narodowej, Bibliotece Jagiellońskiej oraz w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Lublinie i Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Kielcach. Testowano sieć w warunkach rzeczywistych i dopracowywano rozwiązania pod szereg kolejnych implementacji. Budowa platformy OSB to przede wszystkim włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej – systemu Alma i wyszukiwarki Primo. Aby do tego doszło, każda biblioteka musi spełnić określone warunki.
Przyłączanie do platformy OSB, zaplanowane na lata 2021–2025, obejmuje (prócz wymienionych 4 wielkich bibliotek), 16 dużych bibliotek publicznych oraz inne zaliczone przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Są to instytucje z terenu całego kraju o księgozbiorach liczących pow. 50 tys. jednostek. Zaplanowano włączenie w 2022 roku 9 dużych bibliotek, w 2023 – 6 dużych bibliotek, a w 2024 – 1 dużą bibliotekę. Poza tym 480 bibliotek publicznych zlokalizowanych na terenie województwa świętokrzyskiego, łódzkiego i lubelskiego (w 2022 – 100 bibliotek, w 2023 – 110 bibliotek, w 2024 – 150 bibliotek, zaś w 2025 – 120 bibliotek). Łącznie w ramach Kierunku interwencji 1.2. w okresie tym powstać ma platforma zrzeszająca 500 bibliotek.
W 2021 roku Biblioteka Uniwersytetu Opolskiego trafiła na listę rankingową instytucji rekomendowanych do wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania zasobami bibliotek. Lista obejmuje 16 dużych bibliotek włączonych do OSB oraz 124 mniejsze biblioteki publiczne na terenie województwa świętokrzyskiego, łódzkiego i lubelskiego. Ranking został 22 grudnia 2021 r. zatwierdzony przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego Piotra Glińskiego. Biblioteka UO zajmuje w tym zestawieniu wysokie, piąte miejsce. Według planów, Alma będzie w niej nieodpłatnie wdrożona w 2023 roku, zastępując obecny system biblioteczny Aleph.
Zmiana systemu
Aktualnie w Polsce do ewidencjonowania zbiorów wykorzystuje się wiele systemów bibliotecznych. Dlatego właśnie, w ramach projektu „e-usługa OMNIS”, zaplanowano uruchomienie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek – aby ujednolicić system na poziomie ogólnopolskim. Ma to zapewnić Alma – najkrócej mówiąc: działający w chmurze (cloud computing) system biblioteczny następnej generacji. Został stworzony przez firmę Ex Libris w kooperacji z czwórką dużych instytucji: Boston College, Katholieke Universiteit Leuven, Princeton University Library oraz Purdue University Library.
Budowa systemu opiera się na procesach zamiast typie dokumentu. Mamy tu do czynienia ze zunifikowanym zarządzaniem zasobami (unified resource management – URM). Innymi słowy, z systemem, w którym można administrować zasobami – niezależnie od tego, czy mowa jest o materiałach tradycyjnych, pierwotnie elektronicznych (born digital) czy zdigitalizowanych. Rozwiązanie to stoi w kontraście do systemów poprzedniej (lub obecnej) generacji, skoncentrowanych na konkretnym typie zasobów, a nie na samych procesach wspólnych dla każdego typu materiałów (jak selekcja, gromadzenie, zarządzanie, udostępnianie czy prezerwacja – długookresowa ochrona zbiorów).
Alma – korzyści dla biblioteki
Jak podaje Ex Libris, Alma pozwala bibliotekom sprawnie i skutecznie zarządzać zasobami, niezależnie od formatu – przy znacznie niższych kosztach. Poprzez ujednolicenie procesów związanych z pozyskiwaniem, opisywaniem, zarządzaniem, dystrybucją i analizą pomaga bibliotekom w ponownej ocenie i przeprojektowaniu ich procesów wewnętrznych, optymalizacji pracy bibliotekarzy, a także w skupieniu się na zaniedbanych obszarach i skutecznym podążaniem za potrzebami użytkowników.
Obecne systemy wymagają ręcznej obsługi wielu rutynowych zadań. W Almie biblioteki mogą definiować i zarządzać modelami procesów (workflows) tak, aby były one dopasowane do konkretnej instytucji. Alma może powiadamiać bibliotekarzy o zadaniach przez ich listy i powiadomienia w panelu administracyjnym; dzięki temu pracujący w systemie mogą zobaczyć, co jeszcze potrzebują zrobić.
Wspieranie kontroli procesów przez oprogramowanie zmniejsza liczbę błędów i luk w komunikacji. Ponadto wiele rzeczy może być wykonanych automatycznie. Ponieważ Alma wie, co musi zostać zrobione, aby zakończyć niektóre czynności, może zrobić niektóre rzeczy bez interwencji człowieka. Daje to pracownikom możliwość skupienia się na czynnościach, które wymagają podejmowania decyzji.
System będzie zapewniał obsługę procesów bibliotecznych w obrębie:
• gromadzenia, opracowania, przechowywania oraz udostępniania zbiorów
• rejestracji czasopism
• interfejsu użytkownika (wyszukiwarki)
• administracji systemem
• współpracy z innymi systemami wykorzystywanymi w bibliotece np. poprzez API
• sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i dokumentacyjnych
• wymiany oraz przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji.
Jak pokazano, funkcje Almy dotyczą wszystkich procesów bibliotecznych. Oprócz zatem gromadzenia i opracowania zbiorów, obejmują także ich udostępnianie czytelnikom w wypożyczalniach i czytelniach oraz obsługę zleceń, takich jak: zamówienia, rezerwacje, zakup i digitalizację. System może komunikować się z czytelnikiem poprzez pocztę elektroniczną, wysyłając powiadomienia dotyczące dokonanych wypożyczeń i zwrotów, przypomnienia o bliskim terminie zwrotu materiałów bibliotecznych, tudzież o przekroczeniu owego terminu.
Witamy w obłokach
Nieoceniona jest współpraca w chmurze. Rzeczywistość coraz częściej zachęca biblioteki do poszukiwania nowych sposobów współpracy. Rozwiązanie w chmurze, z centralizowanymi danymi i usługami otwiera przestrzeń na elastyczne modele kooperacji – od wspólnego kreowania kolekcji do wymiany metadanych i zasobów z instytucjami partnerskimi. Biblioteki w chmurze mogą jeszcze wydajniej połączyć swoje siły. Chmura i połączone katalogi bibliotek nie tylko umożliwią bibliotekom rozwój nowych form działania. Pozwolą również kompleksowo dostarczać użytkownikom adekwatną do potrzeb informację o ich zbiorach, opracowaną zgodnie z jednolitymi zasadami. Biblioteki ominie konieczność lokalnej instalacji systemu (to oznacza uniezależnienie się od systemu operacyjnego na stacjach roboczych), utrzymywania zaplecza serwerowego czy zakupu licencji. Obniża to koszty utrzymywania infrastruktury informatycznej. System będzie obsługiwany poprzez przeglądarkę internetową, a oprogramowanie będzie stale aktualizowane – dzięki czemu wszyscy i wszędzie będą na bieżąco.
Z uwagi na to, iż Alma doskonale uzupełnia się z wygodną i szybką wyszukiwarką zasobów Primo, użytkownik bez trudu przeszuka jednocześnie wszystkie bazy danych, korzystając czy to z prostego, czy zaawansowanego filtrowania. Zalogowana osoba może filtrować i zawężać wyniki wyszukiwania, eksportować je do innych aplikacji, zapisywać kwerendy do późniejszego użycia, zapamiętywać wybrane pozycje, prolongować datę zwrotu wypożyczonych materiałów, dokonywać rezerwacji interesujących go tytułów, lub proponować zakup nowych pozycji do zbiorów.
*****
Wprowadzenie systemu Alma w Bibliotece UO okazuje się, de facto, wprowadzeniem naszej biblioteki do systemu Alma. Swoje miejsce znalazł tu szereg innych, znaczących bibliotek. Są powody do dumy.
Tekst: Marcin Podolan z Działu Systemów Informatycznych i Zbiorów Elektronicznych